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Michael Schaefer
Interview Allgemein  | 

„Systeme müssen gefüttert werden“

Michael Schaefer ist Geschäftsführer der Imasol GmbH und verantwortet die Bereiche Vertrieb und Beratung.

In den ganzen Diskussionen um die digitale Transformation wird oft vergessen, dass Systeme auch gefüttert werden müssen. Auch wenn man das grosse Ganze der Transformation im Blick hat – Tatsache ist, dass es in vielen Personalabteilungen immer noch Schränke voller Papier mit Personaldossiers gibt. An verschiedenen Standorten existieren mitunter unterschiedliche Ablagesysteme im gleichen Unternehmen. Alles kann und muss digitalisiert werden. Aber nicht nur das. Im Moment sind wir sehr stark damit beschäftigt, bereits bestehende digitalisierte Datenbestände zu konvertieren.  

Herr Schaefer, Sie bieten Dienstleistungen im Bereich Scanning, Datenerfassung, Datenverarbeitung und Datenverwaltung an. Wo sehen Sie derzeit beim Personalmanagement den grössten Bedarf?

MICHAEL SCHAEFER In den ganzen Diskussionen um die digitale Transformation wird oft vergessen, dass Systeme auch gefüttert werden müssen. Auch wenn man das grosse Ganze der Transformation im Blick hat – Tatsache ist, dass es in vielen Personalabteilungen immer noch Schränke voller Papier mit Personaldossiers gibt. An verschiedenen Standorten existieren mitunter unterschiedliche Ablagesysteme im gleichen Unternehmen. Alles kann und muss digitalisiert werden. Aber nicht nur das. Im Moment sind wir sehr stark damit beschäftigt, bereits bestehende digitalisierte Datenbestände zu konvertieren.  

Warum?

SCHAEFER Bisher wurden Dossiers oft als eine Datei gespeichert. Mit den neuen Anforderungen des Datenschutzes an die Vergabe von Zugriffsberechtigungen und individuellen Löschfristen müssen Dossiers auf Dokumentenebene archiviert werden. Genau hier setzt unser Service ein, indem wir eine Neuklassifizierung der digitalen Bestände vornehmen und die Daten auf Dokumentenebene bereitstellen.

Was passiert mit den digitalisierten Dossiers?

SCHAEFER Wir liefern die digitalisierten Datenbestände passend aufbereitet für die HR-Software, in die die Daten dann einfliessen sollen. Wir arbeiten mit Softwarepartnern zusammen oder richten uns nach dem, was der Kunde wünscht, beziehungsweise was an Software im Unternehmen vorhanden ist.  

Wie gehen Sie mit den Akten um, die man Ihnen anvertraut?

Sicherheit spielt eine grosse Rolle. Viele Dokumente unterliegen der Geheimhaltung oder sind Verschlusssachen, von Behörden beispielsweise. Die Akten werden in verschlossenen Containern mit Spezialfahrzeugen transportiert, die ununterbrochen per GPS überwacht werden und zusätzlich Telemetriedaten liefern. Wir wissen zu jeder Zeit, wo sich die Akten des Kunden befinden und in welchem technischen Zustand das Fahrzeug ist.

Dürfen denn alle Daten einfach so das Unternehmen verlassen?

SCHAEFER Es kommt vor, dass zum Beispiel der Betriebsrat nicht zustimmt oder es organisatorische Hürden gibt. Dann kommen wir auch mit dem kompletten Equipment ins Haus. In der Schweiz nehmen rund 80 Prozent der Kunden unseren Vor-Ort-Service in Anspruch.

Wo sehen Sie neue Herausforderungen? Irgendwann werden ja alle Akten digitalisiert sein.

SCHAEFER Das hat man vor 20 Jahren auch schon gedacht. Ich glaube, dass von allen Aktenbeständen bisher erst rund zehn Prozent digital erfasst wurden. Und, so paradox es ist, wird durch die Digitalisierung sogar noch mehr Papier produziert.

Wer nimmt Ihre Dienste in Anspruch?

Unsere Kundschaft ist breit gefächert und reicht von kleinen Unternehmen bis hin zu Grossunternehmen, Industriebetrieben und Behörden. Dabei geht es um Unternehmensdaten aus sämtlichen Bereichen. Seit 2012 haben wir uns jedoch ein Spezialwissen für HR aufgebaut und haben Spezialisten, die nur HR-Projekte betreuen und durch deren Spezialwissen die Daten richtig erfassen und einordnen können. In diesem Jahr sind wir das erste Mal mit einem eigenen Stand an der Personal Swiss verteten und freuen uns auf regen Austausch und viele spannende Kontakte.

Herr Schaefer, vielen Dank für das Gespräch.

Interview: Sabine Schritt

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